Blog Kaone

Koontz And O’donnel

Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari berbagai alternative, dari pada tujuan-tujuan, kebijakan, prosedur dan program

George Terry

Perencanaan adalah tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta penggunaan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Jadi perencanaan merupakan spesifikasi dari tujuan perusahaan yang ingin dicapai serta cara-cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan harus mengandung unsure-unsur yang dapat menjawab kepada 6 pertanyaan 5 W + H, yaitu :

1.       Apa yang harus dilakukan ( what )

2.       Mengapa harus dilakukan ( why )

3.       Siapa yang melakukannya ( who )

4.       Kapan harus dilakukan ( when )

5.       Dimana harus dilakukan ( where )

6.       Bagaimana melakukannya ( how )

B.      ARTI PENTING PERENCANAAN

1.       Mengurangi ketidakpastian masa yang akan dating

2.       Terciptanya kegiatan yang terarah dan terkoordininir dari berbagai unit organisasi

3.       Menjamin proses pencapaian tujuan karena segala sesuatunya telah dirumuskan dalam konkrit

4.       Memudahkan pengawasan

C.      LANGKAH-LANGKAH ( TAHAP ) PERENCANAAN

1.       Menetapkan tujuan

2.       Merumuskan keadaan saat ini

3.       Mengumpulkan data serta menetapkan dugaan-dugaan serta ramalan-ramalan.

4.       Menetapkan alternative cara bertindak

Dengan menetapkan alternative berarti mengusahakan sedapat mungkin beberapa cara yang dapat ditempuh sehingga kita akan dapat memilih alternative yang paling baik.

5.       Memilih alternative

Alternative yang dipilih ini merupakan alternative yang paling tepat untuk mencapai tujuan. Alternative yang dipilih bias saja merupakan sintesa dari beberapa alternative dimana unsure-unsur positif dari beberapa alternative digabungkan sehingga menjadi alternative yang baru.

D.      HAMBATAN-HAMBATAN PERENCANAAN

1.       Kesulitan meramalkan kejadian yang akan dating

2.       Ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan

Penyebab manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan :

a.       Kurang pengetahuan tentang organisasi

b.      Kurang pengetahuan tentang lingkungan

c.       Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif

d.      Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang

e.      Biaya

f.        Takut gagal

g.       Kurang percaya diri

h.      Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternative

3.       Kesulitan mendapatkan data-data

E.       JENIS-JENIS PERENCANAAN

1.       Bidang Fungsional mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan dan personalia. Ex ; rencana produksi akan meliputi perencanaan kebutuhan bahan, scheduling produksi, jadwal pemeliharaan mesin dll, rencana pemasaran berisi targer penjualan, program promosi

2.       Tingkatan Organisasional

3.       Karakteristik-karakteristik ( rencana ) meliputi factor-faktor komplesitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif, dan kualitatif. Ex : rencana pengembangan produksi

2.       Menilai dan membandingkan alternative tindakan tersebut

·         Pengorganisasian dan penyusunan personalia

Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya keuangan, fisik, dan manusia untuk mencapai efektifitas yang optimal

·         Pengarahan

Perncanaan menunjukkan cara kombinasi yang paling baik dari factor-faktor kekuatan, sumber daya dan hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotifasi karyawan

·         Pengawasan

Pengawasn penting sebagai produk perencanaan efektif, pengawasan bertindak sebagai criteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana yang telah ditetapkan

G.     MACAM-MACAM RENCANA

1.       FUNGSI

a.       Rencana Pemasaran ; target penjualan, program promosi

b.      Rencana Produksi ; kebutuhan bahan, scedulling, pemeliharaan

c.       Rencana Personalia

d.      Rencana Keuangan

e.      Rencana Keluarga

2.       STRUKTUR

a.       Rencana yang menyeluruh ( master plan )

b.      Rencana Bagian ( detail plan )

3.       DIMENSI WAKTU

a.       Rencana jangka panjang

b.      Rencana jangka menengah

c.       Rencana jangka pendek

4.       CAKUPAN MATERI

a.       Rencana yang luas ( rencana strategi )

b.      Rencana yang sempit ( rencana operasional )

5.       SIFAT PENGGUNAAN

a.       Rencana sekali pakai

2.       Siapa pelanggannya ?

3.       Nilai tambah apakah yang akan diberikan kepada pelanggan ?

Mengembangkan dengan memilihara niali budaya, meningkatkan pelayanan pada masyarakat

2.       Tujuan keluaran ( output goals )

Barang konsumen, bisnis jasa, pendidikan, pemeliharaan kesehatan

3.       Tujuan system ( system goals )

Pertumbuhan, stabilitas, laba pangsa pasar

4.       Tujuan produk

b.      Pangsa pasar ( market share )

c.       Biaya terendah ( lower cost )

d.      Keuntungan ( profit )

e.      Pelayanan terhadap pelanggan ( service )

f.        Inovasi yang tinggi ( innovation )

g.       Efisiensi

b.      Dibatasi waktu

c.       Dapat diukur

2.       Kepemimpinan biaya menyeluruh

Rencana yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang mungkin tidak berulang lagi dalam bentuk yang sama dimasa yang akan dating.

1.       Program

Suatu rencana sekali pakai yang mencakup serangkain kegiatan organisasi yang relative luas. Program memuat :

a.       Langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan

b.      Unit untuk anggota organisasi yang bertanggung jawab atas pelaksanaan setiap langkah

c.       Urutan dan waktu setiap langkah

2.       Proyek

Rangkaian sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari program terbatas pada beberapa kegiatan saja

3.       Anggaran

Rencana yang dalam angka-angka, biasanya merupakan laporan sumber daya keuangan yang disususn untuk melaksanakan kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu

b)      Rencana Tetap (stading plan )

Pendekatan untuk penanggulangan situasi yang dipikirkan akan terjadi berulang-ulang.

Pedoman umum:

1.       Kebijaksanaan ( policy )

Pedoman umum pengambilan keputusan

2.       Produser  Standar ( SOP/Standard Operating Procedur )

Sejumlah interuksi yang terperinci untuk melaksanakan kegiatan yang sering terjadi secara teratur.

3.       Aturan ( rules )

b.      Ketepatan waktu

c.       Ketetapan waktu

d.      Stabilitas

e.      Obyektif

f.        Lengkap terpadu dan konsisten

b.      Analisa break even ( BEP )

c.       Analisa programasi linier

Adalah proses penentuan tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijakan dan program strategis yang diperlukan untuk pencapaian tujuan, serta penetapan metode yang diperlukan untuk menjamin strategi dan kebijakan telah diimplementasikan

                Pentingya perencanaan strategis pada masa sekarang :

1.       Perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi pengambilan keputusan perencanaan lainnya

2.       Pemahaman terhadap perencanaan strategis akan memudahkan pemahaman bentuk perencanaan lainnya

3.       Perencanaan strategis sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi

Langkah-langkah Perencanaan Strategis :

1.       Penentuan tujuan berdasarkan posisi

2.       Pengembangan profil perusahaan yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan

3.       Analisa lingkungan eksternal

4.       Analisa internal perusahaan

5.       Identifikasi peluang dan hambatan

6.       Pembuatan keputusan strategic

7.       Pengembangan strategi

8.       Implementasi strategi

b.      Cabang disetiap propinsi

c.       Divisi R&D yang selalu inovatif

b.      Kecilnya biaya promosi

c.       Belum mempunyai devisi pendidikan bagi karyawan

d.      Belum terpenuhi tingkat kesehatan bank yang diperlukan untuk memperluas jaringan kantor

b.      Kecilnya biaya promise untuk menyalurkan kredit kecil

c.       Masyarakat mulai bank minded

d.      Keluarnya deregulasi disbanding investasi

b.      Hampir semua bank mengeluarkan kartu kredit

c.       Hamper semua bank mengeluarkan ATM

d.      Iklan dan promosi besar-besaran dari pesaing

Strategi yang dirumuskan oleh manajemen puncak yang mengatur kegiatan dan operasi organisasi yang memiliki nilai atau unit bisnis lebih dari satu

2.       Strategi level unit bisnis

Strategi yang lebih diarahkan pada pengelola kegiatan dan operasi suatu bisnis tertentu

3.       Strategi level fungsional